Strona główna » Między wierszami » 6 Najczęstszych Błędów Firm (Mikro i Mini).

6 Najczęstszych Błędów Firm (Mikro i Mini).

Podobno nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Ale nie oznacza to, że możesz popełniać ciągle te same błędy! A najgorsze jest to, że możesz nie mieć nawet świadomości tego, jakie błędy popełniasz. Właśnie dlatego, na podstawie własnych doświadczeń, wielu rozmów z klientami oraz zaprzyjaźnionymi przedsiębiorcami – udało mi się spisać 5 najczęstszych błędów mikro i mini firm.

Mam szczerą nadzieję, że jak najmniej z nich będzie dotyczyło właśnie Ciebie. Jednak prawda jest taka, że uniknięcie ich wszystkich jest nie lada wyzwaniem. Zwłaszcza podczas pierwszych dwóch lat prowadzenia działalności. Oczywiście istnieje szansa, że to, co tutaj opisuję, nie ma przełożenia na Twoją aktualną sytuację. W takim wypadku – prześlij ten artykuł bliskiej Ci osobie, której na pewno pomoże!

Jedna, ostatnia rzecz, zanim zaczniemy. Na większość z tych błędów nie ma „łatwych rozwiązań”. Niestety, ale żeby odpowiedzialnie zarządzać firmą – musimy posiadać odpowiedni zestaw cech charakteru i wyrobić w sobie szczególne umiejętności. Ale spokojnie. Nie ma rzeczy niemożliwych. Odrobina pracy, motywacji i konsekwencji jest w stanie w mgnieniu oka naprowadzić Cię na właściwą drogę!

To jak? Zaczynamy?

6 Najczęstszych Błędów Firm (Mikro I Mini), czyli pieniądze prywatne a biznesowe.

1. Łączenie Pieniędzy Prywatnych z Firmowymi.

Jest to szczególnie niebezpieczne w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG). Brak klarownego podziału na pieniądze firmowe a prywatne może doprowadzić do skrajnie nieodpowiedzialnych nadużyć i nierozsądnego zarządzania finansami.

W teorii spółka z ograniczoną odpowiedzialnością powinna zapobiec takiemu miksowaniu. Jednak na pewno i tutaj można bez większych problemów znaleźć sposoby na połączenie funduszy prywatnych z firmowymi.

Prowadząc firmę, musisz raz na zawsze zapamiętać, że celem firmy jest przynoszenie zysków, a nie zaspokajanie Twoich zachcianek. Dlatego, jeśli masz określony budżet, który chcesz przeznaczyć na (chociażby) marketing, to nie możesz wydawać tych pieniędzy na nowego iPhone’a!

Najlepszym sposobem na zachowanie równowagi jest rozpisywanie budżetu z odpowiednim wyprzedzeniem. Należy przy tym pamiętać, że to, co zostało zabudżetowane na czynsz, marketing, wypłaty itd. – jest święte!

2. Chaos Organizacyjny.

2. Chaos Organizacyjny.

Biada tym, którzy myślą, że jest to problem jedynie wielkich korporacji! Nawet przy JDG może powstać przytłaczający chaos związany z administracją firmy. Co prawda, im więcej ludzi, tym łatwiej o zamęt. Jednak nawet freelancerzy i jednoosobowe firmy często mają ładny mętlik w dokumentach i kalendarzu.

Tutaj niestety nie ma innej rady, jak… zaplanować wszystko raz a dobrze. Musisz samodzielnie rozplanować każdy miesiąc tak, by każda czynność miała swoje miejsce. Którego dnia tygodnia zajmujesz się fakturami? Jaki dzień poświęcisz na raporty i statystyki? Co ile będziesz sprawdzać i rozwijać działania marketingowe? Lista zadań jest długa a czasu nie tak dużo!

Jednym z lepszych sposobów jest podzielenie tygodnia na „sekcje”. Niech każdy dzień tygodnia odpowiada za inną czynność. Poniedziałki mogą być organizacyjne. Wtorki marketingowe. Środy księgowe. I tak dalej. W ten sposób wprowadzisz wygodny i łatwy w utrzymaniu cykl, który pozwoli Ci zajmować się wszystkim na bieżąco!

3. Syndrom Zosi Samosi.

3. Syndrom Zosi Samosi.

Niech pierwszy rzuci kamieniem ten, kto nie powiedział „Sam/a to zrobię! Nie potrzebuję pomocy specjalisty w swojej firmie”. Każdy przedsiębiorca z takim podejściem prędzej, czy później będzie zmuszony do tego, by je zmienić. Powód? Ten sam, co wcześniej, czyli: czas. Doba każdego człowieka trwa tyle samo. Dlatego nie jesteśmy w stanie wykonywać zadań całego zespołu – w pojedynkę!

Sam zdałem sobie z tego sprawę, dopiero gdy tworzyłem tę stronę. O ile z samym środowiskiem CMS, jakim jest WordPress, nie miałem większego problemu, o tyle aspekty techniczne hostingu OVH i domen lekko mnie przeraziły. Można powiedzieć, że do pewnego etapu radziłem sobie całkiem nieźle. Aż do momentu, gdy trzeba było zrobić przekierowania domen. Podejście „sam to zrobię” trwało dobry tydzień. Straciłem w tym czasie mnóstwo nerwów, czasu i pieniędzy (ponieważ bez strony, traciłem zlecenia!). Dlatego zdecydowałem się na wsparcie specjalisty. Dwie godziny. Tyle zajęło mu naprawienie czegoś, z czym ja walczyłem 7 dni.

I właśnie z tego powodu nie ma sensu za wszelką cenę ogarniać wszystkiego. Moim zdaniem, jeśli mamy do wyboru robić jedną rzecz dobrze (zarządzać firmą), lub kilka byle jako (reklama, sprzedaż, grafiki, teksty itd.), to lepiej zająć się swoją specjalizacją, a resztę outsourcować. Zwłaszcza że często koszt takiego wsparcia jest niczym w porównaniu z tym, ile czasu i pieniędzy stracimy, robiąc te rzeczy na własną rękę.

4. Krótkowzroczne Planowanie Działań.

4. Krótkowzroczne Planowanie Działań.

Jest to chyba największa różnica między wielkimi korporacjami a mniejszymi przedsiębiorstwami. Te pierwsze zawsze mają długoterminowe, wieloletnie plany i strategie. Te drugie zazwyczaj żyją z dnia na dzień. Nie muszę Ci chyba mówić, która droga przynosi lepsze efekty. Jednak dobra wiadomość jest taka, że nie musisz być multimilionową korporacją, żeby ułożyć długofalowy plan dla swojej firmy.

Oczywiście długoterminowy dla każdego może oznaczać co innego. Osobiście uważam, że odpowiedzialny przedsiębiorca powinien mieć co najmniej 6-miesięczny plan. Dopiero wtedy możemy mówić o jakiejkolwiek taktyce i strategii. Dzięki temu można odpowiednio położyć fundamenty pod swoje działania, przygotować każdy element i w odpowiedniej kolejności wdrażać następujące etapy planu w życie. Działanie w pośpiechu lub (co gorsza) bez konkretnego planu jest niczym więcej, jak proszeniem się o kłopoty.

Żeby nie być gołosłownym, mogę powiedzieć, że jako StandArt Copywriter – posiadam 3-letni plan. Na początku 2021 roku rozpisałem sobie strategię na kolejne trzy lata. Każdy tydzień w moim kalendarzu jest połączony z innym zadaniem i celem. Miesiące rozliczać pod kątem „kamieni milowych”. Dzięki temu moje działania są przemyślane i odpowiednio wyegzekwowane. Oczywiście zdarzają się wyjątki, kiedy coś wymaga ode mnie szybkiej reakcji. Jednak zawsze staram się wrócić do pierwotnego harmonogramu, bo wiem, jaki jest mój długofalowy cel.

5. Stagnacja I Brak Rozwoju.

5. Stagnacja i Brak Rozwoju.

Człowiek, który nie idzie naprzód – cofa się. Te znane praktycznie wszystkim słowa mają w sobie dużo prawdy. Zwłaszcza w biznesie. A szczególnie w czasach, gdy z tygodnia na tydzień zmienia się środowisko biznesowe. Niestety, ale taka jest prawda. Wszystko wokół nas zmienia się w zawrotnym tempie. Ci, którzy nie chcą lub nie mogą się dostosować – będą musieli ustąpić miejsca tym, którzy nadążają za światem.

Ma to też przełożenie w zakresie rozwoju osobistego, szlifowania posiadanych umiejętności, jak i zdobywania nowych. Czy się to komuś podoba, czy nie – nasz mózg działa tak, jak mięsień. A mięśnie nieużywane, po prostu zanikają. Dlatego też warto na bieżąco dbać o prawidłowy rozwój za pomocą książek, kursów i wydarzeń (nie tylko stricte z naszej branży!).

Natomiast firma powinna ciągle szukać nowych sposobów na ciągłe poszerzanie swojej działalności. Nie mówię tu o zmienianiu branży czy wprowadzaniu nowego menu co miesiąc. Chodzi bardziej o nadążanie za zmianami i umiejętne dostosowywanie się do konsumenta. No, chyba że chcesz, żeby Twoja firma skończyła jak Nokia, Atari lub Kodak.

6. Nierozsądne Zarządzanie Finansami.

6. Nierozsądne Zarządzanie Finansami.

Budżetowanie jest ogromnie ważne. A szczególnie w przypadku firm, które mają sezonowe wzrosty i upadki. Oczywiście to, jak powinno wyglądać odpowiednie zarządzanie finansami – jest w ogromnej mierze zależne od lokalizacji, branży, etapu rozwoju, wielkości i wielu, wielu innych czynników.

Ale niezależnie od tych wszystkich aspektów – jedno jest pewne. Brak sumienności, konsekwencji lub lekceważenie potrzeb Twojej firmy może mieć opłakane konsekwencje. Przesuwanie pieniędzy z jednego sektora do drugiego bardzo rzadko jest dobrym pomysłem. Jeżeli masz określony budżet na marketing, to postaraj się go trzymać. Natomiast, jeśli planujesz większą inwestycję w niedalekiej przyszłości, to sumiennie zbieraj fundusze.

Pamiętaj, że każda złotówka może być wydana w sposób mądry lub nierozsądny. Każda inwestycja ma znaczenie i decyduje, czy jesteś bliżej, czy dalej swojego celu. Oczywiście sumienne zarządzanie pieniędzmi nie jest łatwą sztuką. Tak, jak większość umiejętności – jej wyrobienie wymaga odpowiedniego przygotowania, cierpliwości oraz motywacji.

Jak Uniknąć Tych Błędów?

Chyba nie ma żadnego złotego sposobu na to, by w 100% uniknąć tych błędów. No, może poza doświadczeniem. Prawda jest taka, że bez konkretnego mentora i/lub obracania się w środowisku przedsiębiorców – nie ma możliwości, by intuicyjnie się przed nimi uchronić.

Oczywiście nic nie stoi na przeszkodzie, by skorzystać z usług coachingu biznesowego lub konsultacji. Może nie jest to idealne rozwiązanie (a przynajmniej nie jest holistyczne), ale na pewno przyniesie Ci więcej dobrego, niż złego. Sam zastrzyk motywacji i analiza dotychczasowych działań może czynić cuda!

Mam nadzieję, że już nigdy nie popełnisz żadnego z tych błędów!

Powodzenia i wytrwałości!

Do zobaczenia między wierszami!